E-Mails mit ChatGPT schreiben: schneller, klarer, freundlicher

Die 3 Situationen, in denen KI am meisten hilft

• Leeres Blatt: Du weißt, was du sagen willst, aber nicht wie.
• Heikler Ton: Absagen, Beschwerden, Nachfragen beim Chef.
• Lange Threads: Du musst auf 15 Nachrichten antworten und den Überblick behalten.

Der Basis-Prompt für jede E-Mail

Schreib eine E-Mail an [EMPFÄNGER, z. B. Kunden / Kollegin / Chef].
Ziel: [WAS SOLL DER EMPFÄNGER TUN ODER WISSEN?]
Wichtige Infos: [FAKTEN, TERMINE, ZAHLEN]
Ton: [z. B. freundlich-professionell, locker, bestimmt]
Länge: maximal [ANZAHL] Sätze. Mit Betreffzeile.

Damit es nicht nach KI klingt

1. 1Gib ChatGPT 2–3 echte E-Mails von dir als Stilvorlage: „Schreib in diesem Stil.“
2. 2Verbiete typische KI-Floskeln: „Keine Sätze wie ‚Ich hoffe, diese E-Mail findet Sie gut‘.“
3. 3Lies den Entwurf laut. Alles, was du so nie sagen würdest, änderst du.
4. 4Personalisiere einen Satz selbst – ein Bezug auf das letzte Gespräch wirkt Wunder.

Vorlagen für schwierige E-Mails

Ich muss [ANFRAGE] absagen, weil [GRUND]. Schreib eine kurze, wertschätzende Absage, die die Tür für später offen hält. Kein übertriebenes Bedauern.

Ich habe vor [ZEITRAUM] eine E-Mail zu [THEMA] geschickt und keine Antwort bekommen. Schreib eine kurze Erinnerung, die nicht vorwurfsvoll klingt und eine konkrete nächste Aktion vorschlägt.

Hier ist ein E-Mail-Verlauf. Fasse zusammen, welche Fragen an mich noch offen sind, und schreib eine Antwort, die alle Punkte nummeriert klärt:

[VERLAUF]

Wichtig beim Datenschutz

Kopiere keine Kundendaten, Vertragsdetails oder internen Informationen in ein privates KI-Konto. Ersetze Namen durch Platzhalter wie [KUNDE] oder nutze die KI-Lösung, die dein Arbeitgeber freigegeben hat. Mehr dazu: KI im Job – was darf ich eingeben?